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Stages au LPNHE

Nouvelle procedure pour accueillir un stagiaire

par Vera De-Sa-Varanda - 21 février 2011

Réflexion sur les stages au LPNHE

Un constat a été fait lors du conseil de labo de juin 2010 : le LPNHE accueille beaucoup de stagiaires (35 entre avril et fin juin 2010) ce dont nous pouvons nous féliciter mais la période d’emménagement a exacerbé des difficultés récurrentes : manque de place, bureaux sur-occupés, disponibilités des postes informatiques…D’une façon plus générale, le risque inhérent a ce flot de stagiaire est de ne pas fournir un accueil et un suivi de qualité à ces étudiants, au risque de les décourager d’y revenir aux niveaux M2 et doctoral.

Plusieurs paramètres entrent en jeu en ce qui concerne les stagiaires :

1. Le nombre de places disponibles pour des stagiaires dans les locaux du laboratoire.
D’après B. Canton, il y a actuellement une trentaine de places réservées dans le laboratoire pour des stagiaires et visiteurs longue durée. La bibliothèque n’accueille pas de stagiaires et les bureaux prévus sur plans pour des doctorants et des stagiaires sont complets. Les seules places disponibles sont dans des bureaux de chercheurs, permanents ou non, dont les bureaux ont été prévus pour un tel accueil. B. Canton note cependant que certains chercheurs sont un peu réticents ce qui réduit encore le nombre de places disponibles.
Les périodes les plus chargées dans l’année sont en janvier/février et mai -juillet. Pour cette dernière période il y avait 26 stagiaires à la date du 1er juin 2010.
Avant toute acceptation d’un stagiaire, les services généraux demandent à en être informés au préalable via la procédure Gesper afin de savoir si le laboratoire est en mesure de lui fournir une place. Ceci est fait en prévenant le secrétariat de direction qui s’occupe de rentrer l’étudiant dans Gesper.
Ceci a pour effet de prévenir différents services. Tout d’abord les services généraux qui attribuent un bureau au stagiaire. Quand ceci est fait, grâce à la procédure Gesper, une clé Kaba est préparée et le service administratif et le service informatique sont prévenus. Ceci permet de préparer un poste de travail, créer un compte informatique etc….
Il n’est pas exclu que pour des raisons de places, le laboratoire soit amené à refuser des stagiaires.
Par ailleurs, il ne faut pas oublier que tous les stagiaires doivent faire l’objet d’une convention de stage entre leur établissement de formation et le laboratoire. Cette convention est à faire signer par la direction une fois le stagiaire accepté et bien avant son arrivée.

2. L’encadrement des stagiaires
Pour assurer un bon suivi personnalisé des stagiaires, il importe que les encadrants soient disponibles pour ces étudiants, qui s’ajoutent à leurs activités habituelles. Ainsi, sauf dans le cas de travail en binôme, il est très vivement recommandé de ne pas prendre plus d’un stagiaire à la fois. La période d’arrivée des stagiaires est notamment très importante et il importe, dans la mesure du possible, que le superviseur soit présent les premiers jours du stage. Si ce n’est pas possible, c’est un membre du groupe bien identifié qui soit être en charge de l’accueil. D’une manière générale, il est recommandé aux encadrants de minimiser leurs absences et, si celles-ci s’avèrent indispensables, de se trouver un remplaçant responsable du stagiaire pendant leurs durées.

3. Le public visé
Lors de la biennale 2009, une réflexion a été menée sur les stagiaires lors d’une table ronde et les conclusions étaient les suivantes :
Pour des stages dans les groupes de recherche, les étudiants susceptibles de revenir au laboratoire pour des stages de M2 et des doctorats sont essentiellement ceux issus des parcours de physique fondamentale et appliquée. C’est donc plutôt de ces parcours que doivent être issus les stagiaires du laboratoire. Les enseignants chercheurs de l’UPMC et de l’UPD, notamment ceux intervenant au niveau M1, jouent un rôle important pour faire connaitre le laboratoire aux étudiants.
En ce qui concerne les stages dans les services techniques, ils peuvent notamment être proposés à des étudiants d’école d’ingénieur, et de parcours universitaires instrumentaux.
Afin de permettre aux étudiants d’appréhender pleinement leur sujet de stage et d’en tirer le maximum, il faut privilégier les stages d’une durée supérieure à un mois.
Les stages de L3 obligatoires de l’UPMC qui ont lieu sur 2 semaines en janvier constituent une exception à cette règle. L’accueil de ces stagiaires constitue un gage des bonnes relations du laboratoire avec l’UPMC et témoignent de sa volonté de participer au volet formation de l’Université.
Pour ces stages, le LPNHE propose de façon groupée 5 ou 6 sujets pour des binômes. Une fois au laboratoire, ceux-ci passent environ la moitie du temps avec leur superviseur (souvent pour un travail bibliographique ou une petite initiation sur un sujet de physique très simple) et le reste du temps, ils font des visites des différents services du laboratoire tous ensemble. Le planning est organisé en décembre par Sophie Trincaz-Duvoid. Ceci permet d’alléger la tache d’encadrement de ces étudiants.

4. Les propositions de stages
Lors de la biennale, il avait été décidé de ne plus donner la possibilité de faire une candidature en ligne. L’idée générale était plutôt de refaire la page web dédiée aux stages. Il avait notamment été proposé que chaque responsable scientifique ou chef de service technique décrive brièvement les activités de son groupe ou de son service et qu’à la suite de cette présentation (succincte) de l’activité figure son adresse mail et son numéro de téléphone. La personne recevant ainsi les candidatures les renverrait dans son groupe ou service vers les encadrants potentiels. Il avait même été suggéré que cette description contienne aussi un lien vers la liste des derniers stages, voire les rapports de stage (ou un résumé fait par les stagiaires eux-mêmes).
Actuellement, cette idée n’a pas encore abouti mais elle présenterait l’avantage de ne pas laisser au seul responsable des stages la responsabilité de répondre seul a toutes les demandes et de trouver des encadrants pour chaque demande. De plus, les responsables scientifiques et chefs de service seraient ainsi informés du nombre et du nom des stagiaires de leur groupe.
Il faut cependant garder un responsable des stages bien identifié au laboratoire, ne serait-ce que pour traiter les demandes spontanées qui arrivent directement au webmaster du laboratoire. Ce responsable vérifierait aussi la bonne répartition des stagiaires entre les groupes, pourrait aider à trouver et à renouveler les encadrants potentiels et d’une manière générale, serait responsable de l’accueil des stagiaires au laboratoire. Il répondrait aussi aux formations qui réalisent des catalogues de sujets de stages. Il s’agit maintenant de la directrice adjointe Sophie Trincaz-Duvoid.

5. Une charte de « bonne conduite » pour les stages ?
Afin de continuer à bien recevoir nos stagiaires, il est important de prendre en compte le nombre limité de places au laboratoire.
Pour cela, il est proposé un petit aide-mémoire au laboratoire qui pourrait être mis sur la page web du LPNHE et rappelé en réunion du vendredi en janvier lorsque les étudiants commencent à prospecter. Ce vade-mecum pourrait contenir les règles et recommandations à lire et à suivre avant d’accepter un stagiaire :

  • A part dans le cas des services techniques, privilégier les stagiaires des parcours physique fondamentale et appliquée de niveau essentiellement M1 voire L3. Les stages de M2 sont prioritaires dans la mesure où ils constituent souvent le préambule à une thèse.
  • Privilégier les stages d’une durée supérieure à 1 mois
  • Eviter de prendre plus d’un stagiaire à la fois (sauf binôme identifié) et, prévoir d’être présent lors de l’arrivée de l’étudiant et très présent pendant toute la durée du stage
  • Avant d’accepter un stagiaire, faire rentrer l’étudiant dans GESPER par le secrétariat de direction afin que les services généraux et le responsable des stages évaluent les possibilités d’accueil du stagiaire en termes de place. Les services généraux sont ainsi au courant du nombre de stagiaires prévu et peuvent alerter la direction si la « cote d’alerte » est atteinte.
  • Informer le responsable scientifique/chef de service dès que l’accord a été donné de prendre un stagiaire.
  • Faire signer la convention de stage par la direction du laboratoire avant l’arrivée du stagiaire.
  • Identifier avant l’arrivée du stagiaire le bureau et le poste informatique qui lui auront ont été attribués. Ne pas faire de changements de bureaux.
    Et d’une manière plus générale, les responsables scientifiques/chefs de service sont encouragés à trouver et à renouveler des encadrants de stage et à répondre aux demandes sérieuses des étudiants candidatant pour travailler avec eux.
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