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Partir en mission : avant, pendant et après

par Tristan Beau - 19 février


Attention. Depuis début juillet 2023, nouvelle procédure CNRS pour les missions : https://intranet.cnrs.fr/Cnrs_pratique/partir_mission/avant-mission/Pages/default.aspx
Les informations sur ces pages peuvent être erronées, elle sont en cours de révision.

Le CNRS a également préparé deux guides : l’un pour préparer sa mission et l’autre pour les actions à faire au retour de la mission.

Nouveau portail de demande de missions accessible partout, également depuis votre smartphone :

[https://etamine-connecte.cnrs.fr]

 Schéma du parcours du missionnaire

 Pour le missionnaire

Exprimer sa demande
Indiquer tous les éléments qui vont permettre au(x) valideur(s) de décider s’il autorise ou non la mission. Dans la majorité des cas, cette décision tient compte du coût de la mission. Pour cela, bien préciser :

  • Détails
  • Destinations
  • Santé/sécurité : analyse des risques (ne pas oublier d’indiquer l’assistant.e de prévention contact)
  • Financement ou « Je ne sais pas »

Attention, pour rendre plus efficace le traitement des missions, celles-ci doivent porter un nom explicite. Ainsi, nous vous demandons de la nommer de la façon suivante :
NOM DU GROUPE_NOM DU MISSIONNAIRE+TITRE LA MISSION+DATES DE LA MISSION
Pour les missions hors financement laboratoire, le nommage devra être :
EXT_NOM DU MISSIONNAIRE+TITRE LA MISSION+DATES DE LA MISSION

Consulter le Guide utilisateur pour un missionnaire à la (Processus pas à pas)

Consulter également les Alertes CNRS qui apparaissent dans la partie droite de la page d’information de Etamine Mission.

Cas spécifiques : Destination à risque, mission longue durée
Une destination est dans un pays à risques, et/ou la durée de la mission est > 89 jours consécutifs hors du territoire métropolitain, ou le fait dépasser 89 jours sur les 12 derniers mois, la demande de mission sera soumise à l’avis de la direction de la sûreté du CNRS, et de mon institut pour les missions > 89 jours.

Le descriptif de la mission doit donc être précis et détaillé.

ATTENTION : les missions de longue durée par effet de cumul sur les 12 derniers mois ne sont pas encore gérées par Etamine Missions : effectuer la procédure indiquée dans la note sur la Maîtrise des risques
comme habituellement (disponible dans le document liés au longues missions sur Etamine Missions informations). car Etamine Missions ne déclenchera pas le renvoi des documents ni les autorisations ad hoc (Institut du CNRS et Directions de la Sûreté du CNRS).

Transmettre la demande pour validation(s)
Le valideur reçoit un mail ou regarde dans le tableau de bord pour statuer sur la demande mission.

Le/la gestionnaire sera informé.e qu’il/elle doit traiter une mission lorsque la mission sera entièrement validée par tous les valideurs désignés dans l’outil.

 Confirmation de la Réservation

Obligation de passer par le marché pour :

  • Transport
  • Hébergement pour la France

La réservation s’effectue sur Plateforme NOTILUS.

Nota Bene : les frais autres lors de mission (visa, passeport, vaccination, frais de change, frais de prélèvement bancaire, taxes d’aéroport, ...) sont remboursables sur présentation des pièces justificatives. Le marché FCM permet les demandes de visa.

a) Le missionnaire confirme avoir réservé son billet (hors Etamine mission) si exceptionnellement réservation hors marché.

Exceptions

  • Marché infructueux (fournir une attestation)
  • Experts scientifiques étrangers

Ne pas confondre : un expert scientifique (personne extérieure à l’administration en mission pour le CNRS) avec une personnalité scientifique (personnalité de haut niveau).

Transport

  • Privilégier un mode de transport adapté et le moins onéreux possible (sauf raison de service ou offre préférentielle, choisir la seconde classe plutôt que la première). Voie aérienne, l’utilisation de la classe économique (le low-cost est une possibilité mais n’est pas obligatoire)
  • Véhicule de location : comme le train, ou l’avion, la location se fait obligatoirement par le marché. De plus, il faut se référer aux bonnes pratiques location de véhicule.
  • Véhicule personnel : non autorisé, sauf raison impérieuse de service laissée à l’appréciation du DU. Dans ce dernier cas, fournir 1) une copie de l’attestation d’assurance garantissant de manière illimitée la responsabilité de missionnaire au titre de tous dommages qui seraient causés par l’utilisation de son véhicule à des fins professionnelles, 2) une copie de la carte grise, 3) une copie du permis de conduire valide.
  • Véhicule administratif : transmettre la copie du permis de conduire valide.
  • Cartes d’abonnement aux transports : pour de fréquents déplacements et s’il en résulte une économie par rapport à la procédure habituelle.

b) Le gestionnaire confirme la validation des réservations

c) Le missionnaire reçoit une notification pour récupérer son ordre de mission (OM) qu’il doit avoir en sa possession durant la mission.

Complétez les informations relatives à votre mission dans

Missions aux Etats-Unis : les ressortissants français doivent demander et remplir via internet une autorisation électronique de voyage ou ESTA.

Pour les personnels des universités (enseignant.es-chercheur.ses, doctorant.es sous contrat universitaire, ATER), il vous faut impérativement un ordre de mission sans frais de votre administration universitaire :

  • pour SU, le laboratoire peut établir cet OM et le signer. Si votre gestionnaire ne l’a pas préparé, il vous appartient de l’établir pour signature. Le modèle est disponible.
  • pour UPCité, envoyer un courriel à gestion.ufr-phy univ-paris-diderot.fr précisant les dates et le lieu de mission. Un OM sans frais sera établi sous une semaine maximum.
    Pour les déplacements très fréquents vers le même site (par exemple le CERN), il est possible d’établir une mission sans frais « permanente » sur 1 semestre voire une année. Pour cela, contactez votre gestionnaire ou la direction adjointe.

 En cours de mission

Le Missionnaire peut ajouter ses justificatifs de frais (Etamine).

 Ne pas oublier de confirmer votre retour

que la mission soit déclarée avec ou sans frais.

 Au retour, pour le missionnaire

Etamine mission génère l’état de Frais CNRS, valide l’état de frais après éventuelles modifications.

Dans un délai raisonnable (moins d’un mois !) le missionnaire remets les originaux des justificatifs et l’ordre de mission à son gestionnaire (même s’il n’y a aucun frais à rembourser).

  • cartes d’embarquement d’avion, billets de train ;
  • factures d’hôtel 

 Gestion pour « AUTRUI »

Pour un missionnaire qui n’est pas dans le laboratoire, un invité ou un missionnaire du laboratoire qui ne parvient pas à accéder à Etamine mission contacter votre gestionnaire qui fera une demande pour « AUTRUI ».

Les gestionnaires référents des projets du laboratoire sont

(Valideur à sélectionner lors de votre réservation de transport et/ou Hébergement) 

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