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Cas particuliers : visiteurs étrangers, mission longue durée, etc ...

par Melissa Ridel - 19 octobre

  • Visiteurs étrangers

Avant l’arrivée du visiteur, le pôle gestion doit être en possession des informations nécessaires pour établir l’ordre de mission. Le chercheur est l’intermédiaire entre l’invité et le pôle gestion. Il est indispensable de fournir :

  • Une lettre d’invitation
  • Un ordre de mission sans frais ou attestation de non paiement de son organisme
  • Une pièce d’identité ...
  • Un formulaire de demande de mission

Si l’invité est « expert scientifique », il faut le signaler au pôle gestion avant la saisie de la mission.

Il faut éviter autant que possible que le visiteur prenne ses titres de transport et son hébergement en France lui-même. Il faut privilégier le recours au marché mission. Pour tout achat hors marché mission, il est indispensable de fournir un certificat administratif expliquant les motifs du passage hors marché

A la fin de la mission et avant le départ du missionnaire, il est important d’adresser au pôle gestion, toutes les pièces justificatives pour le remboursement des frais supportés par le missionnaire :

  • Les factures, titres de transport, notes de taxis, cartes d’abonnement, tickets de péage et de parking ;
  • Les contrats et baux accompagnés d’une quittance/preuve de règlement ;
  • Pour les achats en ligne sans facture : une édition de l’accusé de réception de la commande, ou une copie d’écran sur lequel figurent la nature de la dépense et son montant, le nom de l’agent et la date de la prestation ; une mention attestant du paiement ou une preuve de paiement doit être fournie ;
  • Tout justificatif de taxe de séjour acquittée ;
  • Attention, si le visiteur possède un compte bancaire en France, il faut joindre un RIB aux documents mentionnés préalablement ; si ce n’est pas le cas, le formulaire de virement bancaire joint est à ajouter aux pièces justificatives.

  • Les missions longue durée

Pour toute mission longue durée, c’est-à-dire pour les missions supérieures à 89 jours consécutifs, l’agent remplit les différents documents joints dont une partie est à faire viser par le/la directeur/trice d’unité. Lorsque le missionnaire totalise sur douze mois plus de 89 jours de mission dans un ou plusieurs pays, l’agent remplit le document joint, et s’il s’agit d’un pays dit à risques, le formulaire joint.

Attention, si vous êtes enseignant-chercheur, vous devriez fournir au gestionnaire un ordre de mission sans frais émanent de votre université. Celui-ci est indispensable pour bénéficier d’une couverture complète lors de votre mission.

Formulaire Demande de Mission - 1.6 Mo

Mission longue durée document 2 - 816.9 ko

Mission longue durée document 3 - 612.1 ko

Pays à risque - 286 ko

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